Si partimos del tamaño de
la organización, la dinámica de proyectos en la empresa es muy alta y se dan a
todo nivel. Es así que solo en el Departamento de Ventas Empresariales e
Institucionales se han gestionado en último año tres grandes proyectos, los
cuales tienen impacto económico en la generación de nuevas ventas. Para citar
un ejemplo, actualmente nos encontramos desarrollando un macro proyecto, el
cual implica que varias áreas de la empresa se pongan de acuerdo para que este
se pueda materializar y poner en marcha, es así como todo nació de la
identificación de una necesidad, por lo tanto hubo que asignar un responsable y
un equipo de colaboradores, los cuales deben disponer de unos recursos y
administrarlos eficientemente, hay que estudiar la viabilidad del proyecto y si
es conveniente, ponerlo en marcha. Por lo tanto, para administrar ese proyecto
se debe tener en cuenta: la planeación, organización, dirección y control de
unas actividades que se realizan por las personas asignadas al proyecto en
busca de un objetivo común, las que luego se materializan en un resultado que
deben gestionar los administradores, utilizando unos recursos que generalmente
son limitados.
Es así como para poder gestionar el proyecto que hoy día estamos liderando en el Departamento de Ventas Empresariales, la compañía aplica la combinación de conocimientos, técnicas y metodologías por parte de un equipo interdisciplinario, quienes a través de la planeación, la dirección, la organización y el control, buscan la forma de satisfacer una necesidad real, en un tiempo especificado y con unos recursos determinados y restringidos.
Diferencia entre Proyecto y Procesos:
“Un
proceso es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u
organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) bajo
ciertas circunstancias con un fin determinado. Este término tiene significados
diferentes según la rama de la ciencia o la técnica en que se utilice”. Del diccionario.
“Un proceso: es una serie de actividades
ordenadas, que buscan un objetivo, transformando entradas en salidas, y
generando valor”.
En la compañía existe la
Dirección de Ingeniería de Procesos, la cual como lo anotamos anteriormente da
apoyo de forma transversal a nivel de todas las áreas de la empresa, hoy día se
hizo un trabajo en el Departamento de
Ventas Empresariales e Institucionales y se montó en la matriz de procesos; con
la cual, se establecieron claramente los qué y los cómo del área, con esto se
ha empezado a revisar y definir las políticas y procedimientos y a documentar
cada uno de ellos; con el fin, dejarlos en F1 que es el repositorio donde se hospeda
este tipo información en la empresa.
“Qué
es proyecto?: proviene del latín proiectu
y podría definirse a un proyecto como el conjunto de las actividades que
desarrolla una persona o una entidad para alcanzar un determinado objetivo. Un proyecto
es una planificación que consiste en un conjunto de
actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas.[1] La razón de un proyecto es alcanzar
objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto,
calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido.[1] La gestión
de proyectos es la
aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las
actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.[2] Un proyecto consiste en reunir varias
ideas para llevarlas a cabo, es un emprendimiento que tiene lugar durante un
tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Surge como respuesta
a una necesidad, acorde con la visión de la organización, aunque ésta puede
desviarse en función del interés. El proyecto finaliza cuando se obtiene el
resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad
inicial o se agotan los recursos disponibles”. Del diccionario.
La
definición más tradicional "es un esfuerzo planificado, temporal y único,
realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o
provoquen un cambio beneficioso. Esto en contraste con la forma más tradicional
de trabajar, en base a procesos, en la cual se opera en forma permanente,
creando los mismos productos o servicios una y otra vez.
Generalmente
existen dos clases de proyectos en el marco de tiempo, los primeros obedecen a
los esquemas de contrataciones públicas definidos a partir con restricciones de
inicio: Fecha de Inicio y Duración y los otros son los que aplican para los
grandes proyectos industriales denominados paradas de planta, cuyas
restricciones son Fecha de Inicio y Fecha Fin”.
En
la empresa no existe un área directamente responsable de los proyectos, pero en
la Dirección de Ingeniería de Procesos estaría inmerso este proceso ya que
ellos son quienes validan y avalan desde los qué y los cómo, la construcción de
la propuesta de valor y el modelo de negocio y por tanto la viabilidad de los
proyectos. En la Gerencia de Informática y Tecnología se cuenta con dos
personas expertas en (Project Management) y estas dan poyo en algunos de los
proyectos de más alta envergadura, cuentan con una metodología que se soporta
en una herramienta de diagrama de red que permite una gestión más eficiente de
los recursos, un buen control de costos y el cumplimiento de plazos del
proyecto.
“Los proyectos se
caracterizan por ser temporales (tienen un alcance en el tiempo, pues se
identifica su comienzo y su finalización), tienen un grado de riesgo (los
resultados no son seguros, pero se pueden estimar), tienen una alta dosis de
innovación (se requiere iniciativa para solucionar la necesidad planteada). Es
posible que al finalizarse un proyecto, todo lo que se hizo se vuelva a repetir
posteriormente, por lo tanto, en este caso, la primera vez se habla de un proyecto y las siguientes se consideran
como proceso”.
“Si comparamos esta
definición con el concepto de proyecto estudiado, vemos que existen muchas
similitudes entre ellos. Quizá la mayor diferencia que existe está en que el
proceso es repetitivo, mientras que un proyecto es único. Puede entonces
hacerse énfasis en que todo lo que se hace por primera vez se considera un
proyecto, mientras que todo lo que se hace de forma rutinaria y repetitiva es
un proceso”.
De ahí que la organización
tenga como responsable de los proyectos y los procesos a la Dirección de
Ingeniería de Procesos.
Diagrama de Grant:
“El diagrama o grafico Gantt es un
herramienta útil en la gestión de proyectos, creada por Henry L. Gantt en 1917.
Consiste en confeccionar un cuadro con todas las actividades o tareas, Esta herramienta, permite no sólo la programación de
actividades, sino también el control de las mismas”.
De acuerdo a lo revisado
se podría concluir que los diagramas de Grant se utilizan en proyectos de menor
envergadura para la empresa.
Diagrama de Red:
“La vista
del Diagrama de red muestra las dependencias entre las tareas del proyecto mediante cuadros o nodos que están vinculados con líneas.
Puede ajustar el diseño de los cuadros, el estilo de las líneas de vínculos y
la información que se muestra en la vista”.
En la compañía se cuenta
con una herramienta muy similar al diagrama de red y la administran las dos personas
expertas en PMP. Es así que para el proyecto de la Venta Institucional este se
hizo soportado en esta herramienta y apoyado en el PMBOK y cuenta con: Un
Gerente o Lider del proyecto (líder funcional y otro operativo), un índice,
ficha técnica del proyecto, carta del proyecto, restricciones y supuestos,
stakeholder, alcance, entregables, EDT, repositorio, roles y responsabilidades,
comunicación, capacitación, riesgos, calificación, flujo de caja proyectado,
bitácora de eventos, lecciones aprendidas, pendientes, instructivo control
cambio, controles de cambio. Estos cuadros se diligencian con información de
proyecto, y sirvió mucho en la construcción del modelo de negocio, la propuesta
de valor desarrollo e implementación del proyecto.
Gestión de Recursos y Tiempo:
“Los procesos de Gestión del Tiempo del Proyecto incluyen
lo siguiente:
Definición de las Actividades: identifica las
actividades específicas del cronograma que deben ser realizadas para producir
los diferentes productos entregables del proyecto.
Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y
documenta las dependencias entre las actividades del cronograma.
Estimación de Recursos de las Actividades: estima el tipo
y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del
cronograma.
Estimación de la Duración de las Actividades: estima la
cantidad de períodos laborables que serán necesarios para completar cada
actividad del cronograma.
Desarrollo del Cronograma: analiza las
secuencias de las actividades, la duración de las actividades, los requisitos
de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del
proyecto.
Control del Cronograma: controla los cambios del
cronograma del proyecto.”
Después de validar lo consultado, frente a la herramienta
que se tiene en la empresa para soportar los proyectos, consideramos que en
esta están contemplados todos los ítems antes descritos.
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