COMO SE GESTIONA EL RIESGO

 “El riesgo se puede definir como la probabilidad de que ocurra un suceso que impida que una organización o persona obtenga un resultado esperado en la realización de un negocio o un proyecto. Así entonces, se puede entender que riesgo es la contingencia de sufrir una pérdida económica en el desarrollo de cualquier tipo de actividad empresarial”.

La administración de riesgo empresarial para el Grupo Éxito es un proceso reconocido por el Consejo Directivo de la organización, la administración y el personal en todos los niveles de la misma. Es aplicado en el establecimiento de estrategias de toda la empresa, diseñado para identificar eventos potenciales que puedan afectar a la entidad y administrar los riesgos para proporcionar una seguridad e integridad razonable referente al logro de objetivos.

La responsable de la administración del riesgo en la compañía está en cabeza de la Contralora y para ello esta designado un Departamento que tiene montado todo un esquema de control del riesgo, en cual, se tipificaron dentro de una matriz de riesgos 39 riesgos potenciales y de acuerdo al impacto de cada uno en las áreas de la empresa se establecieron unos controles que mitiguen el riesgo.

“La Gestión del Riesgo permite realizar una mejor práctica empresarial y por ende una gestión enfocada a la calidad de los procesos, productos y servicios que ofrece la empresa. Así mismo involucra el establecimiento de procesos de planeación estratégica y asignación de recursos, que se convierten en competencias que el Gerente debe enfocar en el control de los posibles eventos. En la Gestión de Riesgos, el gerente debe tener identificadas las amenazas y las oportunidades externas, de tal forma que pueda hacer una evaluación de las variables que están en el entorno, considerar la importancia de la conciencia en la cultura organizacional que permite la toma de decisiones, implementar un pensamiento visionario y poner en marcha estrategias de comunicación para que las personas en la organización comprendan los alcances de la misma.

El proceso de la Gestión del Riesgo como tal permite que sea aplicado en todas las organizaciones y en todas las áreas de la organización, bien sea desde un departamento, función o individuo que haga parte de la misma organización”.

Para ampliar este tema vamos a ilustrar como se da la gestión del riesgo en el Departamento de Ventas Empresariales e Institucionales, donde desde la matriz de procesos se revisaron uno a uno los qué y los cómo y en algunos casos se fue al cómo del cómo, para establecer un grupo de riesgos que se tipificaron dentro de la matriz de riesgos que tiene la compañía son 39 y de ahí se establecieron unos controles a través de unas pruebas que se realizan en 48 procesos en total para el área y donde mediante un software que tiene preestablecidos los lineamientos de cómo se debe hacer el proceso, el cual arroja una calificación dependiendo si el riesgo es moderado o no y posterior a esto la Contraloría establece unos planes de acción con compromisos claros para mitigar y corregir las desviaciones que se presentan en el área. Cabe resaltar que los dueños de los procesos en todas las áreas son los líderes que garantizan que el proceso sea fluido y objetivo.

“Una Gestión del Riesgo sólido aporta a un buen gobierno en la organización, brindando protección en dos vías. Primera, posiblemente los resultados adversos no sean tan grandes como se pudieron dar en relación a la no implementación de una gestión adecuada. Segundo los responsables de la gestión (los gerentes) tienen la opción de demostrar que han ejercido un nivel apropiado de diligencia en el manejo de la empresa”.

En este punto y como lo anotábamos anteriormente, la las Directivas de la empresa están comprometidas con la administración dl riesgo y por esto el Oficial de cumplimiento de la compañía es la Contralora, además la empresa ha adoptado no solo el sistema de evaluación de riesgos basado en las tendencias de administración de riesgo más modernas, si no , que desde hace un año hace parte del pacto global el cual contempla 10 principios enmarcados en 4 grandes grupos: Derechos humanos, estándares laborales, anticorrupción y medio ambiente.

 Identificación y Análisis del Riesgo:

“Identificar un riesgo consiste en la aplicación de un procesos sistemático y estructurado que permita hallar los riesgos (sean internos o externos a la organización) y determinar cuáles de ellos van a tener un plan de tratamiento.

Esta actividad consiste, entonces, en elaborar un check list de las fuentes de riesgos y eventos que podrían tener impacto en el cumplimiento de los objetivos de la organización.

Una vez identificado cada factor de riesgo, se debe hacer un análisis de los mismos. Todo riesgo se analiza teniendo en cuenta dos elementos: la consecuencia y la posibilidad. Entendemos consecuencia como el resultado o impacto en la ocurrencia de un evento, que pueden ser, positivas o negativas, cualitativas o cuantitativas y se pueden considerar en relación con el logro de los objetivos. Entendemos la posibilidad como aquella característica general que describe la probabilidad o frecuencia del evento, la cual se puede expresar cuantitativa o cualitativamente.

¿Qué puede suceder? ¿Por qué puede suceder? Al momento de identificar los riesgos se debe generar también una lista de los eventos que pueden tener impacto en el logro de cada uno de los objetivos, igualmente debe llevar a identificar las posibles causas y escenarios, tratando de no omitir causas significativas.

El Grupo éxito tiene montado todo un programa de administración de riesgos desde hace diez años que se llama Autocontrol e impacta a todas las áreas de la empresa y se trabaja soportado en un software (Guías de Autocontrol) que son personalizadas para cada dependencia, es importante a notar que para el montaje de las guías se tienen en cuenta la matriz de riesgos y la matriz de procesos para que desde ahí partan los controles. La Calificación se hace con cortes trimestrales y semestrales y los resultados son compartidos con la Alta Dirección de la empresa.

Evaluación del Riesgo:

“La evaluación del riesgo consiste en realizar una interpretación del riesgo, que se obtiene mediante el análisis del mismo, de tal forma que le permita al Gerente tomar decisiones futuras de acuerdo con los hallazgos de las evaluaciones.

Las evaluaciones realizadas permiten emitir un concepto sobre los planes a seguir, por lo tanto los criterios de evaluación ayudan a determinar el tipo de tratamiento que se le dará al riesgo en relación a su frecuencia y a los impactos generados. Se debe tener en cuenta que a la hora de hacer las evaluaciones se pueden encontrar posiciones subjetivas, lo que puede conducir a que la calificación del nivel de riesgo para un auditor sea diferente que para otro. Esto nos lleva a abordar un análisis lo más objetivo posible, teniendo en cuenta las necesidades de todos los afectados por el riesgo que se está evaluando.

El propósito de la evaluación del riesgo es tomar decisiones, basadas en los resultados del análisis, sobre los riesgos que necesitan tratamiento. Es recomendable tener en cuenta los objetivos de la organización.

En algunas situaciones, la evaluación del riesgo puede llevar a la decisión de emprender un análisis adicional. La evaluación del riesgo también puede tener como resultado la decisión de no tratar el riesgo de ninguna manera diferente del mantenimiento que se da por vía de los controles existentes. Esta decisión estará influida por la actitud de la organización hacia el riesgo y por los criterios del riesgo que se han establecido”.

Justamente, lo que se pretende con las Guías de autocontrol es mitigar el riesgo mediante la evaluación objetiva de las diferentes pruebas en los tiempos establecidos para poder controlar así las desviaciones que se presenten en el día a día, luego de esta evaluación y de asignar una calificación la cual tiene en cuenta por ejemplo si el proceso evaluando está documentado o no y con base en otras variables que miden el impacto en los riesgos de la matriz se establecen acciones concretas y compromisos que garanticen que el riesgo esta mitigado y controlado, como lo anotamos anteriormente los dueños de los procesos de cada área son los líderes del programa de autocontrol de la empresa.

Plan de Gestión de Riesgos:

“El plan de gestión debe definir la menea en que se va a conducir la Gestión del Riesgo en toda la organización. El propósito del plan de Gestión del Riesgo debería abarcar todas las prácticas y procesos importantes de la organización, de forma que dicho plan sea pertinente, eficaz, eficiente y sostenido. La implementación de programas de Gestión del Riesgo a todos los niveles es difícil, por lo debería incluirse en el desarrollo de la política, en la planificación estratégica y del negocio y en los procesos de gestión del cambio.

La Gestión del Riesgo se debería integrar a la filosofía de una organización, por lo tanto es necesario que la dirección o alta dirección establezca la política de Gestión de Riesgo en la organización. Esta política se deberá incorporar como parte de las políticas de gestión de una organización.”

En este punto es importante destacar que por esto es que la Gestión de Riesgos del Grupo Éxito se llama Autocontrol y este está apoyado desde la Alta Dirección y su equipo Ejecutivo, así como de os Directores, Jefes de Departamento y todos los empleados de la organización, para esto dentro del plan de formación se tiene estipulado un programa de inducción en el tema y constantemente la empresa ofrece a los empleados programas que sensibilizan y los comprometen para que el tema del riesgo mediante el programa de autocontrol no sea un tema de moda, si no, un estilo de vida donde todos son responsables de administrar y mitigar el riesgo.

 Plan de Contingencias:

El riesgo inherente en todas las actividades empresariales es un elemento que debe ser objeto de constante verificación. En la medida que el riesgo esté más latente en la organización, se hace necesario tener establecidos planes o estrategias que permitan mitigar la ocurrencia del mismo. Esta planeación, propia de los elementos de control de la organización, es la que se denomina planes de contingencia, los cuales consisten en definir el conjunto de medidas o de acciones que de carácter preventivo o correctivo, se consideran necesarias en una organización para generar una línea de actuación ante las variaciones o cambios del entorno o a nivel interno de la organización.

Para la correcta elaboración del plan de contingencias se hace necesario determinar cuáles son los temas que la organización considera los más sensibles en cuanto a una latente afectación por la ocurrencia de uno o varios fenómenos, teniendo en cuanta la probabilidad de ocurrencia, la gravedad de ocurrencia y la proximidad, para a partir de este diagnóstico, establecer las estrategias del plan de contingencia.

Para las empresas es indispensable que tengan establecidos elementos que ayuden a construir planes de contingencia, que les permita tener una guía de reacción de tal forma que tengan la posibilidad de retomar el rumbo inicialmente establecido en la estrategia”.

Justamente dentro de las recomendación que le hizo la Contraloria al Departamento de Ventas Empresariales e Institucionales, es que estandarice y asegure el plan de contingencia que se tiene previsto para la atención de los clientes mediante el sistema SAP, es decir que los clientes empresariales son atendidos mediante este sistema a nivel nacional en todos los almacenes y en todas las marcas, pero como este sistema se nutre de las bases de datos que son subidas a diario para que los cupos de los clientes estén activo y no es un proceso en línea, la Contraloría detecto una falla en el proceso de contingencia y solicito a las áreas de apoyo para que se mitigara el riesgo de que se caiga el sistema y no se tengan las bases de datos actualizadas y por lo tnto haya un riesgo de pérdida económica porque los clientes no puedan usar los cupos y de pérdida de imagen al no entender esta situación. Por lo tanto la recomendación del auditor fue asegurar el proceso al 100% para que en caso de ser necesario la contingencia se aplique de forma fluida y segura.